¿Te ha pasado que por más que tratas de seguir una agenda no logras que el tiempo te rinda? Creo que a todos nos ha pasado que por más listas de prioridades, post-it, reuniones breves, bloqueo de calendario, aprovechamiento de tiempos muertos y planificación general no terminamos nuestras tareas a pesar de que algunas de ellas queden automatizadas o se usen plantillas para ahorrar tiempo.
Todos muchas veces pensamos en técnicas de administración del tiempo pero nunca nos ponemos a pensar si el problema es propiamente las gestión de tiempo o realmente es que tenemos asignadas más tareas de las que podemos llevar durante nuestro horario de trabajo.
Hay que tomar en cuenta que no podemos realizar varias tareas al mismo tiempo que requieran análisis o que requieran nuestra atención al 100%. No es lo mismo una llamada telefónica y estar dando formato a un documento en la computadora que generar un reporte de status de proyecto y hacer auditoría al presupuesto del mismo.
Por eso te comparto 10 puntos que podrán ser de utilidad para contar con una buena administración del tiempo o saber si realmente estás haciendo más actividades de las que tu horario de trabajo te permite:
- Simplifica tareas: Es muy importante importante estar en comunicación con tu jefe inmediato para que puedan revisar las actividades que realizas e ir descartando todas aquellas que no generan valor o bien, la periodicidad y/o la profundidad con las que las realizas.
- Delega actividades: No debemos de olvidar el tema de delegación de tareas a los integrantes del equipo de trabajo que colaboran con nosotros, para poder mejorar el balance de carga de trabajo entre todos de acuerdo a sus roles y capacidades.
- Toma nota: Lleva tu agenda y anota todo, sin importar su relevancia, ya que nuestros pensamientos, pláticas y actividades es mejor dejarlas guardadas para darles seguimiento más adelante y puedas tener mejor idea de cuánto tiempo te llevan hacerlas.
- Calendariza actividades que motiven al éxito de tus tareas: No importa si las citas que realizas es contigo mismo o con alguien más. Lo importante es los resultados que éstas generan. Dale más tiempo a aquellas que mejores resultados producen.
- Planea tu día: Toma los primeros 30-45 minutos de tu día para planear todo lo que debes de hacer antes de retirarte del trabajo. Si te gusta el uso de metodologías ágiles como SCRUM o Kanban, reúnete con tu equipo de trabajo y revisa el plan de actividades.
- Analiza cada actividad antes y después de realizarla: Revisa qué es lo que quieres obtener antes de cada tarea y después revisa si lo lograste, ya que de ello depende si sigue en curso o ya está finalizada.
- Aíslate cuando sea necesario: Es importante que si requieres tiempo para terminar la tarea, puedas estar en un lugar donde no te molesten, ya sea notificando a las demás personas o bien en alguna sala de juntas donde puedas estar aislado para que el teléfono, los correos electrónicos o cualquier otra distracción que llegue, no te quiten el tiempo para terminar lo que estás haciendo.
- Tómate un tiempo para realizar tareas importantes: Para poder realizar las actividades de mayor importancia es necesario tomarse el tiempo para pensar en cómo las vamos a realizar y/o resolver. Recuerda que el 20% de tus actividades producen el 80% de tus resultados.
- Mide y analiza: Revisa al final del día tus tareas realizadas y su status para identificar qué decisiones dieron los mejores resultados, tareas finalizadas, así como las tareas que no generaron valor para cambiar su prioridad en futuras ocasiones. Sabemos que hay cosas que no podemos evitar, pero podemos darles la importancia que requieren.
- Dedícate tiempo a ti mismo: Así como cada tarea tiene su tiempo, también es necesario que te dediques tiempo, ya que para poder dar los mejores resultados, debe haber un balance en tu vida y puedas estar de la mejor forma fomentando un balance trabajo-vida.
Si después de un tiempo te das cuenta que que no puedes llevar un balance trabajo-vida, significa que tienes más actividades de las que puedes realizar en una jornada normal de trabajo, por lo que será necesario platicar con tu jefe al respecto para ver la posibilidad de contratar a alguien más en el equipo o de cambiar de trabajo.
¿Tú cómo administras tu tiempo? ¿Tienes más tareas de las que deberías? Comparte tus comentarios y experiencias.
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