Levante la mano las personas que salen tarde del trabajo porque les piden cambios de último momento… Si tú fuiste una de esas personas, creo que este artículo es para ti, ya que habrá algunas recomendaciones generales que te darán algunas ideas que te permitan tener una noción de lo que requieres hacer.
Bien dicen que cada cabeza es un mundo y eso es completamente cierto, ya que llega un cliente, un integrante de alguna área de la empresa o tu jefe y te pide que lo apoyes con “X” actividad o entregable, le dedicas tiempo y esfuerzo y al final cuando llegas a entregarlo te dice: “Así no es”, “Está mal”, “Yo esperaba otra cosa” y pfff tienes que regresarte a hacer las cosas de nuevo, replantearlas y ahí es donde inicia un calvario para poder corregir lo que hicimos y para el colmo ya estamos contrarreloj.
Brief
Una buena práctica es documentar lo que esperan recibir de nosotros, es decir, realizar las preguntas que nos permitan tener unos requerimientos explícitos y detallados al nivel requerido que permitan resolver las preguntas básicas:
- ¿Qué? – Nombre de la actividad, servicio o producto a desarrollar.
- ¿Cómo? – La forma en que esperan que la realicemos en caso de requerirse un camino en particular para llegar a ella.
- ¿Cuándo? – La fecha de entrega.
- ¿Para qué? – Objetivos del requerimiento.
- ¿Para quién? – Las personas a quien va dirigido el requerimiento.
- ¿Qué resultados son los que esperas? – Lo que se espera alcanzar.
- ¿Con qué presupuesto o recursos se cuenta? (en caso de aplicar) – Necesitamos saber con qué recursos contamos para realizar dicha actividad.
Como cada tarea puede ser más complejas que otras, habrá que realizar un documento o brief con los requerimientos. Si bien existen distintos puntos de vista acerca de lo que un brief debe de contener, no hay un formato único que puede utilizarse, ya que puede variar de una agencia a otra, trabajo o empresa.
En Marketing y Publicidad en general, hay elementos básicos que se deben de tomar en cuenta, tales como:
- Objetivo General.
- Antecedentes (Marca, empresa y/o producto).
- Contexto o Situación actual (valor del mercado, competencia, tendencias del consumidor, etc).
- Estrategia: objetivos específicos, mensaje a comunicar, target, información táctica, etc.
- Requisitos: elementos a considerar, restricciones, regulaciones y prohibiciones legales y directivas, canales de distribución y promoción.
- Benchmark: Quiénes son los competidores, cuál es la posición de la marca o empresa frente a ellos y cómo se promueven o destacan sobre los demás.
- Propuesta de valor: Lo que nos hace ser diferentes a la competencia.
- Tono y estilo: La forma en que se va a comunicar el mensaje.
- Presupuesto y recursos (económicos, humanos y materiales).
- Entregables (materiales, reportes, informes, análisis, métricas, etc).
- Duración y Fecha de entrega.
Los que se enfocan al desarrollo de software cuentan con documentos para “Especificación de Requerimientos de Software” (IEE830) donde se detallan entre otras cosas:
- Requerimientos de usuarios.
- Requerimientos de sistema
- Requerimientos funcionales.
Es indispensable llevar un nivel de detalle correcto, ya que en este tipo de proyectos cualquier tipo de cambio en los requerimientos, tendrá que replantear todo el proyecto y eso implicará en un retraso y elevación de los costos del mismo. Por ello se apoya en documentos donde se detalla cada actividad en texto y elementos visuales adicionales como intefaces gráficas, diagramas de flujo, lenguajes de modelado (UML), etc.
Debrief
Cuando no tienes claros los requerimientos de un brief, es importante contar con una sesión de debrief, es decir, un espacio de tiempo que se dedique para poder tener claros cada uno de los puntos especificados en el documento con la persona o equipo que solicitan dicho requerimiento.
Por ejemplo: los proyectos de desarrollo de software por lo regular son más complejos que el común denominador, por lo que la cantidad de información recopilada requerirá revisión por varias personas y validación por parte de las personas que hicieron los requerimientos y los usuarios que utilizarán el sistema a desarrollar.
Plantillas
Si no cuentas con algunas plantillas para tu brief de requerimientos te comparto algunas básicas que podrás usar y adaptar a tus necesidades:
- Proyectos de desarrollo de Software.
- Brief Google AdWords.
- Brief Páginas Web.
- Brief Creativo.
- Brief de Marketing Digital.
- Brief para proyectos interactivos.
Si no cuentas con la posibilidad de diseñar un brief, puedes localizar algunos a un precio muy razonable en GraphicRiver.Net.
¿Conoces algunas plantillas que nos puedan ser de utilidad para documentar mejor los requerimientos que tengamos para un determinado proyecto?
Además, te invito a un grupo de Telegram donde podremos compartir información, asesorías, herramientas y todo tipo de recursos que permitan el logro de objetivos en campañas digitales. Para ingresar al grupo 👉 https://t.me/+TMYcJ09_S2VmNGUz.
