En estos tiempos, la comunicación parece no tener fin. Correos, reuniones que podrían haber sido correos, mensajes instantáneos en WhatsApp, Slack o Teams… y así, el ciclo continúa. La hipercomunicación no siempre es sinónimo de productividad, y más bien, puede hacernos perder de vista lo que realmente importa: hacer el trabajo.
La trampa de la sobrecomunicación
Muchos de nosotros hemos caído en la trampa de la sobrecomunicación. Creemos que mantener a todos informados (sí, a todos – incluso a Dios padre) es indispensable para que el trabajo avance. Sin embargo, lo que realmente estamos haciendo es generar una sobrecarga de información que ralentiza el flujo de trabajo. Nos ocupamos tanto en responder mensajes que terminamos descuidando lo más importante: producir resultados.
Un claro ejemplo de esto es el micromanagement digital. Supervisar cada pequeño detalle a través de correos o chats no solo agota, sino que genera un exceso de ruido que afecta la concentración de los equipos. Y, por si fuera poco, tendemos a copiar a media oficina en correos que no son relevantes para todos. ¿Realmente es necesario que tantas personas se enteren de cada pequeño avance?
¿Necesitamos tanta gente en los correos?
La respuesta corta: no. No todas las personas necesitan estar al tanto de cada correo o chat. El hecho de “copiar a todos” puede parecer inofensivo, pero en realidad contribuye al ruido y al estrés de los equipos. Cada destinatario adicional es una posible distracción para alguien que, seguramente, tiene otras prioridades en su lista.
La próxima vez que pienses en agregar a alguien en copia, pregúntate: ¿Realmente necesita estar informado de esto? Si no es así, puedes ahorrarle la interrupción.
Micromanagement y el respeto a los horarios
El exceso de comunicación también incluye otro hábito que debemos evitar: el micromanagement a través de medios digitales. Revisar cada detalle, pedir actualizaciones constantes o estar pendiente de cada mensaje no solo es poco productivo, sino que transmite desconfianza hacia los equipos. Delegar significa confiar en que las personas pueden cumplir sus responsabilidades sin la necesidad de vigilancia constante.
Por otro lado, está el tema de respetar los horarios. Enviar correos o mensajes fuera de la jornada laboral no te hace más productivo, simplemente estás invadiendo el tiempo de desconexión de los demás. No todo es tan urgente como parece, y los equipos rinden mucho mejor cuando tienen espacios claros para descansar. Si no es una emergencia, deja ese correo o mensaje para el día siguiente.
¿Cómo reducir el ruido sin perder productividad?
Reducir la cantidad de correos y mensajes no significa bajar la productividad. Al contrario, una buena comunicación puede ser eficiente y eficaz al mismo tiempo. Aquí algunas estrategias para lograrlo:
- Evita el micromanagement digital: Confía en que los equipos pueden hacer su trabajo sin la necesidad de supervisión constante. Menos mensajes significa más tiempo para concentrarse en las tareas importantes.
- Establece horarios claros para mensajes: Limita el envío de correos y mensajes a las horas laborales. Respetar el tiempo de los demás crea un ambiente de trabajo más saludable y sostenible.
- Informa solo a quienes lo necesitan: Evita copiar a todo el equipo en cada correo. Solo incluye a quienes están directamente involucrados en la conversación o el tema.
- Mejora la calidad de la comunicación: No se trata de comunicar más, sino mejor. Sé claro, directo y conciso. Así, no solo reduces la cantidad de correos, sino que también mejoras su impacto.
Menos mensajes, más acción
Es un hecho: en muchos casos pasamos más tiempo respondiendo correos o atendiendo chats que tomando decisiones o produciendo resultados. Este exceso de comunicación no solo afecta la productividad, sino también la calidad del trabajo. La clave está en ser más estratégicos con nuestras interacciones: comunicar lo justo, en el momento adecuado y a las personas necesarias.
Al final del día, lo importante no es cuántos correos enviamos ni cuántas reuniones tenemos, sino qué tan bien comunicamos. La clave está en reducir el ruido, no la efectividad. Una buena comunicación se basa en la claridad y la relevancia, no en el volumen de información. Menos es más, también en la comunicación.
