En la actualidad hemos visto cómo el trabajo ha ido evolucionando con la tecnología y las necesidades de la globalización. De ahí se han ido desprendiendo nuevas formas de trabajar, por lo que cada vez más necesitamos integrar y/o desarrollar en nuestros equipos, a personas más eficientes y productivas para que la sinergía de todos, contribuya al logro de objetivos de las empresas.
Te comparto algunas recomendaciones que te ayudarán a mejorar la productividad de tus equipos de trabajo sin invertir un centavo adicional en tu presupuesto:
- Elimina las reuniones innecesarias: Si las personas dentro de la reunión no tienen alguna participación, lo mejor es enviar una minuta con la información y los acuerdos. Si una reunión es necesaria, manda la agenda a los participantes para que lleguen preparados y vayan al grano. Si un tema no está en agenda, tendrá que revisarse al final si el tiempo lo permite.
- Prioriza las actividades: Es normal que unas tareas y proyectos sean más importantes que otros, por lo que ahí entra en juego tus objetivos, que deberán estar alineados a los objetivos de negocio. Recuerda la regla de pareto: Busca el 20% de las tareas que logren el 80% de los resultados. Si hay tareas que no aportan valor al negocio, es mejor eliminar, postergar o delegar.
- Aprovecha las fortalezas de tu equipo y dale voto de confianza: Si conoces las habilidades y experiencia de tus colaboradores, asigna las tareas de tal forma que no tengan inconvenientes para realizarlas. No todos hacemos las tareas en el mismo tiempo. Cada integrante tiene su rol importante en el equipo. ¡Difícilmente haríamos que un portero anote la misma cantidad de goles como un delantero en el futbol!
- Siempre trabaja con un plan: Es importante tener un plan para las tareas que se realizarán, tomando en cuenta los tiempos y los objetivos a lograr, ya que si no hay metas claras, no es muy probable que se vayan a alcanzar. Apóyate en herramientas gratuitas como los diagramas de Gantt que podrás crear en Google Sheets o en Excel.
- Crea una cultura autodidacta y colaborativa: Busca cursos gratis en línea, hay plataformas que ofrecen capacitación gratuita como capacítate para el empleo de fundación Carlos Slim, Google Actívate, Google Skillshop, Facebook Blueprint, Udacity, Udemy, Mooc, EdX, etc. Incluso hay muy buenos cursos y tutoriales en Youtube. También pueden organizarse pequeños workshops para que alguno de los integrantes del equipo pueda compartir su conocimiento y experiencia con los demás del equipo. El aprendizaje constante elimina lo aburrido de un trabajo, incrementa las habilidades y conocimientos del equipo… ¡Convierte los Juniors en Seniors!
- Feedback constante: Es muy importante que cada uno de los integrantes del equipo cuente con feedback después de cada cierto tiempo para identificar áreas de oportunidad. Recuerda reconocer las cosas buenas en público y las malas en privado. El que puedas tener comunicación constante con el colaborador, te permitirá mayor cohesión y apertura, así como mayor confianza a la hora de estar realizando su trabajo.
- Trabajo remoto y horarios flexibles: Si nos enfocamos a que nuestro equipo sea más productivo, hay que darle más tiempo para descansar, realizar sus actividades personales y estar más tiempo con su familia. No es que le bajemos las horas de trabajo, sino que hagamos una mejor distribución de las mismas. El tiempo y costos de traslado ya son un factor diferenciador para considerarte a ti (como empleador) o a otros más. Si queremos un equipo productivo, hay que darle su espacio personal ya que es un mensaje indirecto de que la persona nos importa. ¿Cómo exigimos que el colaborador se ponga la camisa de la empresa, si nosotros no nos ponemos su gorra?
- Dejemos atrás el micromanagement: Es una forma de trabajo vieja y obsoleta, que lo único que genera es desmotivación, limita la creatividad, pérdida de tiempo y retrabajo, falta de visión estratégica, etc. ¿Buscas tener los mejores fichajes en tu equipo? ¿Quieres hacerlo más competitivo? pues replantea el dejar a las personas hacer lo que mejor hacen sin estar encima de ellos. Si ves que un colaborador está fallando en sus entregas, es importante platicar con él y desarrollar un plan de acción para mejorar esas áreas de oportunidad. Si ves que después de esto no funciona, pues ni modo, esa persona no es un buen fichaje para el equipo y en este caso sí implicaría un gasto. No todos los jugadores de futbol que han sido estrellas en un equipo, lo son en otros… El trabajo en equipo es lo que hace que la gente despegue y vaya desarrollando más rápidamente sus habilidades.
Platica con el área de Recursos Humanos o Talento para plantear nuevas formas de trabajar y que te ayuden a lograr las metas de negocio y bajar la tasa de rotación de personal, ya que al final, ganamos todos.
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